Hinweise zum Datenschutz im Hinweisgeberportal des Genossenschaftsverbandes Weser-Ems e.V.

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis über das Hinweisgeberportal (geno-hinweis.de) des Genossenschaftsverband Weser-Ems e.V. (nachstehend der „Portalbetreiber“ genannt) abgeben.

Daher lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise bitte sehr aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

I. Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung

a) Berechtigtes Interesse und Rechtsgrundlage

Das Hinweisgeberportals dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten. 

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgeberportals stützt sich auf das berechtigte Interesse des Portalbetreibers an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und eigenen Haftungsrisiken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG). 
 
Daneben wird durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Einrichtung eines Hinweisgeberportals, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben, verlangt. Die Befugnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben nach dem HinSchG erforderlich ist, ergibt sich aus § 10 HinSchG.

b) Einwilligung zur Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie geben Ihre Einwilligung dadurch ab, indem Sie Ihre personenbezogenen Daten in das Hinweisgeberportal abgeben. Sofern Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht einverstanden sind, nutzen Sie bitte die Möglichkeit, den Hinweis anonym abzugeben. 

Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da der Portalbetreiber in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z.B. wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten des Portalbetreibers als auch der Behörde oder des Gerichts.
 
 
II. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
 
a) Art der personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:

b) Schutz der personenbezogenen Daten und zulässige Weitergabe

Die über das Hinweisgeberportal abgegebenen Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Abteilung Rechtsberatung des Portalbetreibers beschränkt ist. Die Mitarbeiter prüfen den gemeldeten Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. 

Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden. In bestimmten Fällen besteht für den Portalbetreiber die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden. 

Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter des Portalbetreibers oder des Unternehmens, für das der Portalbetreiber das Portal betreibt, weiterzugeben, z.B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in bestimmten Abteilungen beziehen oder den Tätigkeitsbereich eines Dritten betreffen. 

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen – als weitere denkmögliche Empfängerkategorien – Strafverfolgungsbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie vom Portalbetreiber beauftragte Rechtsanwalts-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, unterliegt berufsständischen Verschwiegenheitspflichten oder ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

c) Aufbewahrungsfrist

Vorbehaltlich eines Löschungsbegehrens (siehe „Ihre Rechte“) werden personenbezogene Daten so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung. 

III. Ihre Rechte
 
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und in bestimmten Fällen das Recht auf Datenübertragung.

Außerdem können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, sofern die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in diesem Datenschutzhinweis aufgeführten Kontaktdaten erfolgen.

Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten, insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises, noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Sie können zudem jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Informationen unter „Zweck des Hinweisgebersystems und Datenverarbeitung“.

IV. Verantwortliche Stelle
 
Sie können uns wie folgt erreichen:

Genossenschaftsverband Weser-Ems e.V.
Raiffeisenstraße 26
26122 Oldenburg
Telefon: 0441 21003-0
Fax: 0441 15786
E-Mail-Adresse: info@gvweser-ems.de

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie wie folgt erreichen:

Genossenschaftsverband Weser-Ems e.V.
Datenschutzbeauftragter
Raiffeisenstraße 26
26122 Oldenburg
E-Mail-Adresse: gvwe-datenschutzbeauftragter@gvweser-ems.de